LES MENTIONS OBLIGATOIRES SUR
LES DOCUMENTS COMMERCIAUX DONT LES FACTURES
1) GENERALITES 2) DOCUMENTS CONCERNES
3) LES MENTIONS COMMERCIALES OBLIGATOIRES
4) LES MENTIONS FISCALES OBLIGATOIRES
5) EXEMPLE DE FACTURE
1) GENERALITES
Les SARL, comme toute personne morale ou physique immatriculée au registre du commerce et des sociétés, doivent mentionner, sur tous leurs documents commerciaux adressés aux tiers, sous peine de sanctions, certaines informations relatives à leur identité.
Cette publicité permet à quiconque d’obtenir, auprès du greffe compétent, des renseignements sur la vie de la SARL. Certaines de ces mentions prévues par la loi, sont obligatoires dans le cas général, d’autres le sont, pour des cas particuliers.
De plus, s’ajoutent des mentions fiscales également obligatoires dans le cas général, et d’autres l’étant pour des cas plus spécifiques
2) DOCUMENTS CONCERNÉS
Selon l’article 72 du décret n° 84-406 du 30 mai 1984 relatif au registre du commerce et des sociétés, les factures, bons de commande, tarifs, documents publicitaires ainsi que toutes correspondances et tous récépissés concernant l’activité de la personne et signés par elle ou en son nom, doivent comporter certaines mentions obligatoires. Il en est de même selon l’avis du comité juridique de l’ANSA du 2 juin 2004, de l’envoi de tout document officiel par la voie électronique et ce quelque soit son support.
Sont cependant exclus du champ d’application, les enveloppes, emballages et tickets de caisse, lorsque ces derniers ne tiennent pas lieu de factures. (Réponse ministérielle n° 38214, JOAN Q, 26 janvier 1981, p. 374).
3) LES MENTIONS COMMERCIALES OBLIGATOIRES
A) Mentions obligatoires pour toutes les personnes physiques et morales immatriculées au RCS
- La mention RCS suivie du nom du greffe compétent. (ex : RCS Paris)
- Le numéro d’identification SIREN (9 chiffres)
Eventuellement,
- La qualité de locataire-gérant.
Eventuellement, au cas où la SARL bénéficie d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique
- La dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro SIREN.
Sanction: La SARL qui omet ces mentions sur ses documents commerciaux encourt une amende pouvant atteindre 750 €.
Nota : La mention du code APE n’est pas obligatoire, et n’est qu’un usage
B) Mentions supplémentaires obligatoires spécifiques à certaines sociétés
• SARL-EURL
- Dénomination sociale précédée ou suivie de « société à responsabilité limitée » ou de « SARL » (article 28 du décret du 23 mars 1967)
- Montant du capital social
Sanction : En l’absence de cette mention, le gérant encourt une amende maximale de 1 500€
Nota : Depuis l’arrêt du 18 mai 2005 de la Cour de cassation, l’utilisation des termes « entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée » et des initiales « EURL » est déconseillé. Il vaut mieux leur préférer les termes de « société à responsabilité limitée » et « SARL ».
• SARL à capital variable
- Dénomination sociale précédée ou suivie de « société à responsabilité limitée à capital variable» ou de « SARL à capital variable» (articles L. 231-2 du Code de commerce et 28 du décret du 23 mars 1967)
- Montant du capital social
Sanction : En l’absence de cette mention, le gérant encourt une amende maximale de 1 500€
• Société en liquidation
Sur les documents commerciaux doivent, de plus, figurer
- La mention « société en liquidation » suivie du nom du ou des liquidateurs. (article 266 du décret du 23 mars 1967)
Sanction : En l’absence de cette mention, le gérant encourt une amende maximale de 3 750€
Nota : Le défaut du nom de la société, du statut juridique ou du montant du capital social ne fait plus l’objet de sanctions pénales mais toute personne intéressée peut néanmoins s’adresser au président du tribunal de commerce statuant en référé pour enjoindre, sous astreinte, le gérant d’indiquer ces mentions sur les documents commerciaux.
4) LES MENTIONS FISCALES OBLIGATOIRES
La loi oblige d’établir une facture pour toute vente de produit ou de prestation de service entre professionnels. Les mentions obligatoires à indiquer sur une facture sont fixées par les articles 289 II et 242 nonies A Annexe II du Code général des impôts (CGI) Certaines sont générales et d’autres spécifiques à certaines opérations.
A) Mentions fiscales générales
Toute facture émise par la SARL doit aussi comporter les mentions fiscales suivantes :
Le numéro individuel d'identification à la TVA.
Cette mention doit toujours être portée sur les factures, quelque soit l’adresse du client. L’indication du numéro de TVA du client reste par contre facultative pour les opérations réalisées en France (voir mentions supplémentaires).
Un numéro de facture unique issu d’une série continue chronologique.
La SARL a le droit, cependant, d'établir plusieurs séries de numérotation distinctes lorsque par exemple, existent différents types de clients qui suivent différents modes de facturation, ou pour d’autres raisons liées à l’exploitation.
La date de facturation.
Sur chacune des lignes de la facture, doivent figurer :
La date de vente ou de prestation de services quand celle-ci est différente de la date de facturation.
La date de versement de l’acompte éventuel
Pour chaque bien livré ou service rendu: la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire H.T, et le taux de TVA applicable, ainsi que tous rabais, remises, ristournes ou escomptes accordés.
Enfin, en bas de la facture.
Le total H.T et le total de la T.V.A correspondante, celle-ci devant être décomposée par taux de T.V.A. (si la SARL facture une TVA étrangère, elle doit préciser expressément qu'il s'agit de la taxe d’un autre pays, et son origine).
La date de règlement.
Les conditions d’escompte.
Le taux des pénalités de retard exigibles pour tout retard de paiement.
Si la SARL adhère à un centre de gestion agréé, la mention "Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale".
Le cas échéant, la mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération, d'un régime d'autoliquidation ou du régime de la marge bénéficiaire, (selon la 6ème directive de la CEE (TVA) du 17 mai 1977)
Nota: La facture peut être libellée en toute devise, néanmoins le montant de la T.V.A doit être converti en €, selon le mécanisme de conversion décrit dans le 1bis de l'article 266 du CGI.
B) Mentions spécifiques à certaines opérations
Certaines SARL doivent ajouter des mentions supplémentaires sur leurs factures.
Lorsqu’une livraison intracommunautaire de biens ou de service fait l’objet d’une exonération, la SARL doit obligatoirement indiquer sur la facture:
• Les livraisons de biens dans la C.E.E
Le numéro de TVA intracommunautaire du client (en plus de celui de la SARL émettrice)
La mention "Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI".
• Les prestations de service dans la C.E.E
Le numéro de TVA intracommunautaire du client pour les factures relatives aux prestations de services visées aux articles 259 B 3°, 4°bis, 5° et 6° du CGI (par exemple, les prestations des conseillers, ingénieurs, avocats, bureaux d’études dans tous les domaines)
La mention "Exonération de TVA, Art 259 B du CGI"
• Sanction :
La loi prévoit une amende de 15 €, pour toute mention manquante ou inexacte, avec un maximum égal au quart du montant de la facture litigieuse (article 1737 II du CGI).
5) EXEMPLE DE FACTURE
FACTURE
SARL ALPHA
5 Rue de l’Opéra
75 000 PARIS
SARL OMEGA
5 Boulevard de l’étoile 76 000 ROUEN
Numéro de facture : 001/06
Date : 25 Mars 2008
Désignation Quantité Prix unitaire HT Taux TVA Réduction Total HT
Classeurs A 10 3,00 € 19,6 % 5,00 € 25,00 € Intercalaires B 20 1,00 € 19,6 % 20,00 €
Guides C 5 8,00 € 5,5 % 40,00 €
Classeurs A 10 3,00 € 19,6 % 5,00 € 25,00 € Intercalaires B 20 1,00 € 19,6 % 20,00 € Guides C 5 8,00 € 5,5 % 40,00 €
Classeurs A 10 3,00 € 19,6 % 5,00 € 25,00 € Intercalaires B 20 1,00 € 19,6 % 20,00 €
Guides C 5 8,00 € 5,5 % 40,00 €
TOTAL HT 85,00 € TVA 19,6 % pour 8,82 €
TVA 5,5 % pour 2,20 € TOTAL À PAYER TTC 96,02 €
Date de paiement : Chèque à réception .
Facture sans escompte. Pénalités de retard : 10 % an SARL ALPHA, SARL au capital de 25 000 € - RCS 820 820 820 Paris
SS : 5 Rue de l’Opéra 75 000 Paris
N° intracommunautaire de TVA : FR84 820 820 820
Eventuellement :
« Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale. »
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