Selon le Code de Commerce, tout commerçant, doit tenir obligatoirement un livre journal, un grand livre et un livre d’inventaire. Ils sont un moyen de preuve entre commerçants, et doivent être, avec les pièces justificatives, conservés pendant 10 ans, délai de prescription.
Il doit aussi tenir un document décrivant les procédures et méthodes comptables retenues pour l’établissement de la comptabilité.
Les documents comptables obligatoires ne doivent comporter ni blanc ni altération d’aucune sorte (Article L123-22 du Code de Commerce)
II) LE JOURNAL
Le journal (ou livre-journal) est un document comptable obligatoire, (qui devait être coté et paraphé, cependant, depuis Mars 2002, ce n’est plus obligatoire)
Le journal est une liste des écritures comptables de même nature, retraçant les opérations effectuées par la SARL avec son milieu économique, qui respectant un strict formalisme, permet de rapidement les contrôler (C. Commerce, Art D3, Al 1).
Il est tenu au "jour le jour" et "opération par opération": imputation au débit et au crédit concernant deux comptes, date, somme, libellé explicatif et les pièces justificatives, les écritures s’échelonnant d'une manière continue.
Il est possible de créer plusieurs journaux, dits auxiliaires, par type opérations. Les plus courants sont :
Le journal d’achat et vente,
Le journal de trésorerie,
Le journal de frais généraux,
Le journal des opérations diverses (OD), pour les écritures de fin d'exercice.
Tous les mois, en général, les totaux de ces journaux sont centralisés dans un journal dit « journal centralisateur » ou dans le Grand-Livre (C. Commerce, Art D5). Compte tenu du petit nombre de reports, la meilleure solution est la transcription manuelle des totaux mensuels sur un registre cousu.
Il peut aussi être tenu sur informatique, s'il est identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie de preuve (PCG 1999 Art. 410-6).
III) LE GRAND LIVRE
Dans le système de la comptabilité à double partie, tout mouvement concernant le patrimoine de la SARL est traduit par une écriture liant une somme à un compte au débit et une autre à un compte au crédit.
Chaque débit et crédit sont ensuite reportés dans un compte, composant du Grand Livre.
Chaque compte est individualisé par un nom et un numéro.
A gauche du compte (au débit), figurent les opérations, une par ligne et rangées dans l'ordre chronologique.
A droite, dans un compte de contrepartie, figurent les opérations au crédit, rangées selon les mêmes principes.
Et ainsi, théoriquement, le total des débits au Grand-Livre est toujours égal au total des crédits.
L'ensemble de ces comptes (dit en T) constitue le Grand-Livre, document de synthèse de l’ensemble des comptes utilisés. Celui-ci peut être décomposé en plusieurs grands livres, dits auxiliaires, par exemple "clients" ou "fournisseurs", ceux-ci étant ensuite centralisés mensuellement.
De nos jours, avec l’informatique, le report des écritures dans le Grand livre est entièrement géré automatiquement, mais cela demande néanmoins un contrôle des totaux, pour s’assurer de sa fiabilité.
IV) LE LIVRE D’INVENTAIRE
Le livre d’inventaire regroupe les données d’inventaire, c'est-à-dire fait un relevé détaillé de tous les éléments d'actif et de passif pour lesquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire, ainsi que les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexes, les stocks et travaux en cours (C. Commerce Art D6 Al1 et 2).
Il devait être coté, paraphé, vierge, par le greffier du tribunal de commerce du siège social de la SARL, mais depuis Mars 2002, ce n’est plus une obligation.
Il peut prendre la forme :
- d’un registre cousu, collé et relié ;
- d’un registre à feuillets mobiles ;
- de documents informatiques (C. Commerce Art D2, Al3).
La solution la plus simple, est l'usage des feuillets mobiles perforés, liés par une ficelle, pour les coter et parapher, et sur lesquels sont ensuite photocopiés le bilan, le compte de résultat et l'annexe, avant d’être rangés dans un classeur.
Nota : le livre d’inventaire n’est pas nécessaire pour les sociétés puisque les comptes sont publiés en annexe au registre du commerce et des sociétés.
V) LES AUTRES LIVRES OBLIGATOIRES
Il doit aussi tenir un livre de paie et des livres obligatoires spéciaux en fonction de sa profession, par exemple :
·livre d'entrée et sortie du personnel,
·registre des assemblées, (doit être côté, paraphé)
·registre des conseils,
·registre des mouvements de titres,
·registre des fabricants et commerçants en armes,
·registre des mandants en agence immobilière,
·livre de police en cas d'achat et revente de biens d'occasion, etc
Cependant, il s'agit là d'obligations sociales, juridiques ou commerciales, et non strictement comptables.
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Le Parlement a adopté la Loi le 23 Juillet 2008 et nous attendons les décrets d'application
