L’EMBAUCHE D’UN SALARIE
I) LA DECLARATION PREALABLE A L’EMBAUCHE
II) LA DECLARATION UNIQUE A L’EMBAUCHE
III) LES AUTRES OBLIGATIONS
I) LA DECLARATION PREALABLE A L’EMBAUCHE.
L’embauche d’un salarié oblige la SARL à remplir certaines formalités envers l’administration, et notamment la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Celle-ci est contenue dans la DUE, et doit être adressée à l’URSSAF avant toute embauche effective du salarié, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail envisagé.
Elle doit être faite au plus tôt huit jours avant et au plus tard dans l’instant qui précède cette embauche, selon le moyen utilisé. (Minitel (3614 embauche et n° du département de l’établissement), fax, courrier en recommandé avec avis de réception (posté au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi), ou par internet (http://www1.due.urssaf.fr/declarant...)).
A défaut de déclaration, la SARL encourt des sanctions pénales et administratives pour dissimulation d’emploi salarié.
L’URSSAF répond à la SARL, dans les cinq jours ouvrables, par un accusé de réception dont un volet est à remettre au salarié. S’il existe une erreur sur l’accusé de réception, la SARL dispose de deux jours pour en demander la rectification.
Remarque : Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, la SARL doit, avant tout, vérifier qu’il possède une autorisation de travail en cours de validité, sauf pour les citoyens de l’Espace économique européen (CEE, l’Islande, Liechtenstein, Norvège et Suisse).
Néanmoins, les citoyens des 10 nouveaux Etats membres de l’Union européenne au 1er mai 2004 (Chypre, Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Malte, Pologne, République tchèque, Slovaquie, Slovénie), exceptés pour ceux de Chypre et Malte et ceux rentrés au 1er janvier 2007 (Bulgarie, Roumanie), demeurent soumis à l’obtention d’une carte de séjour, portant la mention "travailleur salarié", durant une période transitoire allant de 2 à 7 ans. Cette carte est valable pour la durée du contrat de travail ou pour cinq ans si l’engagement est d’une durée égale ou supérieure à 12 mois.
Pour les métiers connaissant des difficultés de recrutement (liste en annexe de l’arrêté du 18 janvier 2008), l’autorisation de travail est plus facile à obtenir.
En cas de non-respect des formalités liées à l’embauche d’un salarié, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.
II) LA DECLARATION UNIQUE A L’EMBAUCHE
La SARL a également des obligations vis à vis du salarié.
Remarque: Pour leur faciliter l’accomplissement de ces obligations, les petites entreprises peuvent avoir recours à des dispositifs, tel que le titre emploi-entreprise « occasionnels » pour les SARL qui emploient des salariés occasionnels, quel que soit leur effectif, ou le service « chèque emploi - TPE» pour celles dont le nombre de salariés est, au plus, égal à cinq.
Les formalités obligatoires lors de l’embauche doivent être effectuées avec la déclaration unique d’embauche (DUE), qui est remplie par la SARL et adressée à l’URSSAF dont elle relève.
Elle permet d’effectuer plusieurs formalités en une seule fois :
- Immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, s’il ne l’était pas,
- Et de la SARL, s’il s’agit d’une première embauche,
-Adhésion à l’assurance chômage pour un premier salarié,
- Déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE),
- Adhésion à un service de santé au travail.
- Déclaration auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.
-Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) sur papier.
La DUE est adressée à l’URSSAF selon les moyens énoncés ci-dessus.
A défaut de déclaration, la SARL encourt des sanctions pénales et administratives pour dissimulation d’emploi salarié.
III) LES AUTRES OBLIGATIONS.
- Enregistrer le salarié embauché sur le registre unique du personnel.
- L’inscrire à la visite médicale d’embauche, avant l’expiration de la période d’essai. Cependant, celle-ci doit avoir lieu avant l’embauche, si le salarié relève d’une catégorie particulière (travailleur handicapé, travailleur de nuit, femme enceinte, personne affectée à certains travaux, …)
- Former le nouveau salarié à la sécurité, et l’instruire sur les précautions à prendre pour sa propre sécurité et celle des autres.
- Enfin, des panneaux d’affichage pour l’information les salariés doivent être clairement exposés dans l’établissement et concernant:
a) l’horaire de travail des salariés et la durée des repos. Cet horaire est transmis à l’inspection du travail; l’adresse et le numéro d’appel de l’inspection du travail, du service de santé au travail et des services de secours d’urgence.
b) l’intitulé et le n° de la convention collective applicable, et où elle peut être consultée dans la SARL.
c) le règlement intérieur, les consignes en cas d’incendie et les textes de loi sur l’égalité professionnelle entre hommes et femmes.
d) le numéro vert 114, gratuit, ouvert aux victimes et témoins de discriminations raciales
